1.3 Previsión como parte de la planeación

Cualquier plan estratégico que se quiera poner en marcha requiere de un análisis de las condiciones presentes y futuras en las que está y estará inmersa la organización. La realización de escenarios requiere utilizar programas de informática y métodos cuantitativos que arrojen estimaciones numéricas para el futuro de la organización. La toma de decisiones siguiendo un modelo formal elimina el margen de error en la fijación de objetivos organizacionales, porque el uso de modelos matemáticos permite analizar distintas variables expresadas en términos cuantificables para determinar distintas alternativas de acción.
Las principales previsiones que se realizan actualmente giran en torno al pronóstico de las ventas, analizando el mercado en cuanto a sus tendencias y prácticas de consumo, ya que estas desencadenaran una serie de acciones en todos los departamentos funcionales de la organización, para adecuarse al nivel de actividad proyectado. Igualmente importante realizar las proyecciones tecnológicas y económicas en forma general, para tener una mayor perspectiva y poder juzgar la pertinencia e importancia de las variables involucradas en el uso de modelos para la toma de decisiones.
El factor de la comunicación es vital para dar seguimiento a las previsiones y ver hasta que grado se están ajustando a la realidad. Los datos generados se deben convertir en información relevante e ingresar al sistema de información gerencial para que sean de utilidad en la función de previsión.
Entre los métodos de previsión cuantitativos utilizados se cuenta con ,os relativamente sencillos que utilizan datos históricos como el de medidas móviles, la suavización exponencial, los métodos de tendencia basados en regresión, la descomposición de series cronológicas y los denominados ARIMA, que exigen un amplio dominio técnico para lograr un entendimiento básico global del método.
Existen métodos subjetivos para la previsión como la utilización de la fuerza de ventas para pronosticar, la realización de encuestas a clientes, los comités de gerencia constituidos en jurados de opiniones, o el que se trabaja con la técnica Delphi, aunque lo mejor es recomendar el uso de varios modelos cuantitativos de análisis y complementar con cualquier método subjetivo el análisis razonable del ambiente futuro de la organización.
El proceso de previsión
Cada problema presenta para el administrador un reto diferente y la posibilidad de escoger los medios para solucionarlo; sin embargo, las directrices que otorga el modelo propuesto ( Holton y Keating) son útiles puesto que las previsiones ofrecen suficientes elementos en común para servir en todos los casos. Algunos de ellos son:

• Definir objetivos.
• Determinar que hay que pronosticar.
• Fijar las dimensiones temporales
• Consideraciones sobre los datos.
• Selección del modelo.
• Evaluación del modelo.
• Preparación de la previsión.
• Presentación de la previsión.
• Seguimiento de los resultados.





1.3.1 Concepto y propósito


La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización, comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Todo administrador tiene dos conjuntos de responsabilidades. Uno comprende de negocios de hoy y se cumple mediante las decisiones operativas cotidianas que el administrador adopta. El otro conjunto abarca los negocios de mañana y se cumple mediante la planeación.

El propósito fundamental de la planeación se refiere a las condiciones que rodean un curso de acción propuesto, de suerte que el elemento ”riesgo” sea conocido y fijado como una probabilidad. La planeación no elimina el riesgo, pero provee las bases para determinar el grado de riesgo en términos más precisos. En la medida que el conocimiento de los hechos que influyen en el éxito o fracaso de un plan propuesto se acerque al nivel de certeza, el grado de riesgo disminuye; es decir; hay más probabilidades de lograr el objetivo.

Sin planes no se pueden realizar las demás funciones de la administración, el administrador debe tener una meta para poder dirigir. Obviamente, tomar medidas para asegurar que se cumplan los planes (la tarea de control) es útil.





NUEVOS PLANES





Una perspectiva global tomada de Koontz, Harold. “Relación entre planeación y control”