1.6.9 Presupuestos

1.6.9 Presupuestos.

Los presupuestos, en esencia; son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimulación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado de términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente a las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesitan la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en forma cuantitativa (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo especifico.

Características distintivas.

El presupuesto se diferencia de otras etapas de la plantación en que:

 Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenando sistemáticamente.
 Es un plan expresado en términos cuantitativos.
 Es general porque se establece para toda la empresa.
 Es especifico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.
Es diseñado para un periodo determinado.


Clasificación de los presupuestos .

Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen , pueden ser:

1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. (ejemplo : el presupuesto de resultados).

2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. (ejemplo: el presupuesto de ventas)

3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos. (ejemplo: presupuesto de la sección de mantenimiento).

De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:

1. Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

2. Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

3. Por programas. Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.

La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección; se calculan aquéllos de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores. En su determinación participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

Como ya se menciono, existen diversos presupuestos; las empresas generalmente utilizan algunos, pero son una minoría las que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe incluir:


1. Presupuestos de operación. Que abarca presupuestos de: Ventas, producción, compras, mano de obra, gastos diversos.

2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como : maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.

3. Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance, estados de resultado, de origen y de aplicación de recursos, de flujo de caja.

Importancia del presupuesto.

 Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables.
 Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.
 Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
 Coordina las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.
 Es un medio de control que permite controlar operaciones.
 Determina el límite y alcance de las erogaciones.
 Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.


 Estipula, por centros de responsabilidad, quiénes son responsables de su uso y aplicación.
 Genera una comprensión mas clara de las metas organizativas.
 Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
 Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materiales, tiempo, etc.

Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
 Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
 Tienen que propiciar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidos.
 Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
 No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.


Ejemplos de presupuestos.


SUPERSPORT VENTAS POR INTERNET
•proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarán 10% cada mes.
•el precio de venta de cada producto es de US$20.
•el 60% de las ventas es al contado y el saldo al crédito a 30 días.
•las compras son equivalentes a las ventas.
•el 60% de las compras es al contado y el 40% a crédito a 30 días.
•el precio de compra del producto es de US$14.
•se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales:
oremuneraciones del personal del área administrativa: US$50
oservicios básicos: US$10
oútiles de oficina: US$5

Se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales:
-oremuneraciones del personal del área de ventas: US$40
-ocomisiones: US$5
-ofletes: US$5
opromoción y publicidad: US$20
-se cuenta con mobiliario y equipo de cómputo los cuales tienen una depreciación mensual de US$10 y US$5 respectivamente.
-el pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible.


Presupuesto de empresa (se omite nombre por ser información confidencial)
1. Presupuesto de ventas
enero febrero marzo abril
Unidades 100 110 121 133
Precio de venta 20 20 20 20
TOTAL 2000 2200 2420 2662

Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar)
enero febrero marzo abril
Contado(60%) 1200 1320 1452 1597.2
Crédito(40%) 800 880 968
TOTAL 1200 2120 2332 2565.2

Nota: de las ventas de US$2 000 hechas en enero, cobramos US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crédito a 30 días); lo mismo para los demás meses.

3. Presupuesto de compras
enero febrero marzo abril
Unidades 100 110 121 133
Precio de compra 14 14 14 14
TOTAL 1400 1540 1694 1863.4

Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vente (no hay inventario final).

4. Presupuesto de pagos (de cuentas por pagar)
enero febrero marzo abril
Contado (50%) 700 770 847 931.7
Crédito (50%) 700 770 847
TOTAL 700 1470 1617 1778.7