Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.
Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.
Los métodos son mas detallados que los procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y repetitivas.
Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.
Un ejemplo de un procedimiento puede ser la fabricación del soporte de un motor:
1. Corte de lamina.
2. Doblez de la lamina
3. Embutido de tornillos.
4. Forfatizado de estas piezas.
5. Preparación de gomas.
6. Rebabeo.
7. Ensamble.
8. Pintura y acabado.
9. Almacenamiento.
Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y doblez de la lámina, la manera de llevar a cabo el Forfatizado, el modo de realizar el ajuste, etc.
Importancia.
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:
Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y especialización.
Determinan como deben ejecutarse las actividades, y también cuando y quien debe realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Lineamientos para su implantación.
Para que los procedimientos cumpla su función, es necesario que:
Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
Sean muy accesible y fáciles de interpretar.
Que se evite la automatización de personal.
Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.
Se revisen periódicamente.
No deben ser demasiado rígidos.
Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
La supervisión no debe ser muy rigorista.
Los procedimientos son los planes que describen detalladamente la secuencia de los pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la menara mas eficiente.
Tiende generalmente a establecer rutinas que representan la mejor manera de hacer las cosas, desde el punto de vista del tiempo, esfuerzo y costo.
En las organizaciones es necesario determinar los procedimientos que en conjunto faciliten la consecución de los objetivos deseados.
Estudio de trabajo.
Por lo general el estudio del trabajo son ciertas técnicas, en particular el estudio de métodos y la medición del trabajo, que se utilizan para examinar el trabajo humano en todos sus contextos, los cuales llevan sistemáticamente a investigar todos las factores que influyen en la eficiencia y economía de la situación estudiada, con el fin de efectuar mejoras.
Este estudio consiste en registrar y analizar los movimientos efectuados en la realización de un trabajo dado a fin de eliminar los innecesarios y establecer el método de trabajo mas eficaz, este estudio tiene como objetivo encontrar la ejecución de un trabajo.
La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.
* En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-
* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación.
* Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera copia.
* Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso.
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