1.6.7 Programas

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa , el cual puede definirse como:

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa mas general. Así, vemos que se pueden establecer programa que van desde un área general, como mercadotecnia, hasta actividades más detalladas como la publicidad de un producto.


La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, qué actividades se dan simultáneamente y , por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada activad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La grafica mas comúnmente utilizada para un programa, es la grafica de Gantt (bautizada con el nombre del autor que la desarrolló, Henry Lawrence Gantt).
Su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera.

Un programa establece la ejecución completa de las actividades. Las técnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son múltiples, aunque los métodos PERT (Program Evaluation Review Technique) y el CPM (Critical Path Method), mejor conocido en nuestro medio como el Método de Ruta Critica, son los mas aconsejables. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y , a su ejecucion en cuanto a la fecha de iniciación y terminación de cada actividad.



Clasificación

Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:

1. Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, ejemplo: un programa de producción.

2. Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.

Importancia.

La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:

Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
Determinan los recursos que se necesitan.
Disminuyen los costos.
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa.

Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observaciones:

Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo.
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión.
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; asimismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.


Ejemplo de un programa.